Планирование своей деятельности педагог осуществляет посредством разработки учебной документации, которая в свою очередь помогает грамотно организовать занятия, рационально использовать учебное время, эффективно отслеживать результаты.

Главным правилом является то, что при разработке учебной документации всех уровней педагог должен руководствоваться нормативными документами и инструкциями Министерства образования и науки, а также Уставом образовательного учреждения.

Существует большое количество видов учебной документации, которые условно можно разделить на две группы: первую – основную и вторую – дополнительную.

К основной учебной документации относятся:

1. Образовательная программа.
2. Рабочая программа.
3. План учебно-воспитательной работы (УВР). Данный документ должен быть подготовлен к 1 сентября. В плане УВР педагог указывает запланированные мероприятия учебно – воспитательного характера.
4. Расписание занятий. Продолжительность занятий устанавливается в соответствии с нормами САНПИНа: занятие продолжительностью 1 академический час – 40 минут, 2 академических часа – 1 час 30 минут, 3 академических часа – 2 часа 20 минут. Обязательно должны быть предусмотрены 10-ти минутные перерывы между 2-х или 3-х часовыми занятиями и парами индивидуальных занятий для организационных моментов, проветривания помещения, подготовки к следующему занятию.
5. Списки обучающихся. Списки составляются в августе до начала учебного года в двух экземплярах в электронном и в бумажном варианте. Один экземпляр сдается в ДДТ, второй экземпляр остается у педагога для работы.
6. Заявления родителей воспитанников 1 года обучения и учетная карточка. Заполняются при вступлении ребенка в объединение впервые. Заявления должны быть написаны родителями до начала учебного года, т.е. к первому занятию. Бланк заявления педагог берет в ДДТ или на сайте ДДТ. Заполненные заявления сдаются в ДДТ в вместе со списком обучающихся до начала сентября.
7. Журнал учета работы объединения в системе ДОД. Является государственным учетным, финансовым документом, рассчитан на учебный год и ведется педагогом в каждом объединении. Журнал должен быть заполнен до начала учебного года к первому занятию. Педагог на каждом занятии отмечает присутствующих и отсутствующих детей, записывает тему занятия в соответствии с РП.
8. Медицинские справки о допуске к занятиям обучающихся. Необходимы для объединений физкультурно-спортивной направленности и хореографических коллективов. Медицинский допуск у каждого обучающегося должен быть к началу учебного года к первому занятию. Это может быть медицинская справка на каждого обучающегося отдельно или отметка врача напротив каждой фамилии непосредственно в журнале.
9. План (конспект) занятия. При проведении занятия каждый педагог должен иметь план занятия: опытный - краткий (сжатый), начинающий – более развернутый. Наличие подробных планов-конспектов необходимо в случаях, если педагогом проводится открытое занятие.

В деятельности педагога дополнительного образования эта документация имеет первостепенное значение и должна предшествовать началу образовательного процесса.

Дополнительная учебная документация.

1. Должностная инструкция. При устройстве на работу каждый педагог знакомится с должностной инструкцией.

2. Инструкции по охране труда. На первом занятии, на первом году обучения проводятся Вводный инструктаж по охране труда и Первичный инструктаж по охране труда на рабочем месте (в месте проведения занятия). Целевые инструктажи по охране труда проводятся, например, перед проведением мероприятий, не связанных с выполнением основной учебной программы, в осенне-летний период, перед проведением экскурсий и т.д. Внеплановый инструктаж по охране труда проводится при возникновении несчастного случая. Повторный инструктаж проводится один раз в полгода для обучающихся, изучающих данный предмет не первый год.

3. Протоколы родительских собраний. В каждом объединении ведется работа с родителями. Одна из необходимых форм работы с семьей является родительское собрание. Каждое родительское собрание должно быть запротоколировано. В протоколе обязательна подпись председателя и секретаря собрания из числа родителей.

4. Социальный паспорт объединения. Составляется в начале учебного года. Указываются опекаемые дети и дети из многодетных семей.

5. Анализ работы педагога. Пишется в конце учебного года в мае. Наряду со статистическими данными, указываются предложения педагогов по улучшению работы на следующий учебный год.

6. Достижения обучающихся (результативность). Указывается полное название мероприятия, его уровень, дипломы, название объединения, фамилия, имя обучающегося, его возраст, школа, класс, фамилия и инициалы педагога объединения.

7. Портфолио педагога. Составляется по мере поступления информации. Портфолио незаменимо при аттестации педагога, т.к. вся информация собрана в одном документе.

8. Отчет о выполнении программы. Содержит информацию о запланированных и отработанных часах, процент выполнения программы.

9. Ведомость результатов аттестации обучающихся. В каждой ОП есть свои критерии оценивания результатов обучения. В ведомости результаты указываются по трем уровням: высокий, средний, низкий.

10. Методические материалы. Учебно-методические пособия по реализации образовательной программы. К методической продукции относится буклет, листовка, методическая разработка, методические рекомендации, сборники и др.

При своевременном ведении и заполнении нормативной документации педагог упрощает свою педагогическую деятельность. Это дает ему возможность экономить время на поиск необходимой информации перед аттестацией. Педагог, который знает, то, что у него должно быть в наличии чувствует себя увереннее и у него не будет возникать сложностей в документальном плане.